Как подписать документ простой электронной подписью

Простой электронной подписью документ подписывают не в Word и не в отдельной программе. Её ставят в той системе, где документ создают или отправляют: вводят код из СМС, пароль или входят в подтверждённую учётную запись. Ниже — что это по закону, где она работает и где её мало.

Что такое ПЭП#

Определение — в части 2 статьи 5 закона № 63-ФЗ (редакция от 31.07.2025):

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

То есть ПЭП — не файл и не картинка. Это доказательство, что действие совершил конкретный человек: он знал пароль, получил код на свой телефон, вошёл под своей учётной записью.

Статья 9 называет два способа, которыми документ считается подписанным ПЭП:

• она содержится в самом документе;
• код или пароль применён по правилам оператора системы, через которую документ создан или отправлен, и в документе есть сведения, от чьего имени он создан или отправлен.

На практике почти всегда работает второй способ.

Когда она равна росчерку от руки#

Не всегда. Часть 2 статьи 6: документ с ПЭП признаётся равнозначным бумажному, заверенному от руки, только «в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами», нормативными актами Банка России «или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Для сравнения, квалифицированная (УКЭП) по части 1 той же статьи действует в любых отношениях, где не требуется именно бумага. У простой такой силы по умолчанию нет — нужно основание: закон, акт или договор.

Как подписать на Госуслугах#

Здесь основание — Правила, утверждённые постановлением Правительства от 25.01.2013 № 33 (редакция от 03.04.2026).

• Ключ — сочетание идентификатора и пароля; идентификатор для физлица — СНИЛС (пункт 3).
• Условие — регистрация в ЕСИА, то есть учётная запись на Госуслугах (пункт 6).
• Как подписать — войти в подтверждённую учётную запись и отправить заявление. Отдельного файла при этом не появляется.

Для организаций порядок тот же: заявление заверяет ПЭП уполномоченное лицо (пункт 5).

Как подписать обращение в суд#

В суды общей юрисдикции через ГАС «Правосудие» через ПЭП заверяют скан — электронный образ документа (пункт 2.2.5 Порядка подачи, приказ Судебного департамента № 251). Ключом Порядок называет подтверждённую учётную запись в ЕСИА.

Порядок действий:

1. Распечатайте заявление и распишитесь ручкой.
2. Отсканируйте: PDF, 200–300 dpi, до 30 МБ.
3. Войдите в ГАС «Правосудие» через Госуслуги и загрузите скан — вход и станет заверением.

Файл, изначально набранный на компьютере, так подать нельзя: электронный документ в суд заверяют только УКЭП (пункт 2.3.5). Подробнее о разнице — в статье об электронном образе документа.

Как подписать по договору с компанией#

Банки, работодатели, маркетплейсы, операторы связи оформляют документы кодом из СМС или кнопкой в личном кабинете. Это тоже ПЭП, и она работает потому, что вы заранее приняли соглашение с правилами.

Часть 2 статьи 9 требует, чтобы в таком соглашении было, в частности:

• как определить подписавшего по его ПЭП;
• обязанность держать ключ — код, пароль — в тайне.

Если соглашаетесь на что-то кодом из СМС, прочитайте это соглашение: там сказано, что именно вы заверяете кодом и какие последствия это несёт.

Договор между двумя людьми#

Отдельного закона для частных договоров нет, работает Гражданский кодекс. Статья 160, пункт 1: письменная форма соблюдена и при сделке электронными средствами, а подписание засчитывается, «если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю».

Проще всего договориться заранее, чем вы подписываетесь. Например, в основном договоре написать: письма с адресов сторон, указанных в договоре, считаются подписанными ПЭП отправителя. Без такой оговорки спор об авторстве придётся решать доказательствами.

Где ПЭП мало#

• Электронный документ в суд. Только УКЭП (пункт 2.3.5 Порядка № 251). Заявление об обеспечении иска — тоже УКЭП, даже в виде скана (пункт 3.2.2).
• Электронный документ в арбитраж. Порядок подачи в арбитражные суды прямо говорит, что не предусматривает подачи электронных документов, заверенных ПЭП. Скан там, как и в судах общей юрисдикции, можно заверить ПЭП через учётную запись ЕСИА (пункт 2.2.5).
• Госуслуга, где закон требует иное. ПЭП допустима, если не установлено «использование в этих целях иного вида электронной подписи».
• Государственная тайна. Прямой запрет: часть 4 статьи 9.

Там, где нужна УКЭП, путь — «Госключ» или сертификат удостоверяющего центра. Об этом — в статье об УКЭП и «Госключе».